Kennelliiton tietosuojaseloste

Tietosuojaselosteessa on kuvattu Suomen Kennelliitto─Finska Kennelklubben ry (”Kennelliitto”) toimintaan liittyvien henkilötietojen käsittely. Seloste sisältää tiedot siitä, miten ja miksi Kennelliitto käsittelee henkilötietoja, mistä ne saadaan, mihin niitä voi luovuttaa sekä miten omat tiedot voi tarkistaa.

Kennelliitto käsittelee jäsenyhdistysten, henkilöjäsenten, palveluita hankkivien asiakkaiden sekä sääntöjensä mukaisessa organisaatiossa toimivien henkilötietoja.

Henkilötietoja käsittelyn tarkoituksena on hoitaa yhdistyksen jäsenasioita ja yhdistystoimintaa, tarjota palveluja ja järjestää tapahtumia.

Henkilötiedot kerätään henkilöiltä itseltään, jäsenyhdistyksiltä sekä näiden lakimääräisiltä edustajilta.

Kennelliitto käsittelee ainoastaan henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia Kennelliitossa määriteltyjä käyttötarkoituksia varten.

Kennelliitto käsittelee ja luovuttaa sen toimintaan liittyviä henkilötietoja lainsäädännön sallimilla ja edellyttämillä tavoilla.

Henkilötietoja voivat käsitellä vain Kennelliiton siihen erikseen oikeuttamat henkilöt ja vain siinä laajuudessa kuin heidän tehtävänsä sitä edellyttävät.

Rekisteröidyksi kutsutaan sitä, jonka henkilötietoja käsitellään. Rekisteröidyllä on oikeus vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn. Tästä kerrotaan kohdassa rekisteröidyn oikeudet.

Rekisterinpitäjä

Suomen Kennelliitto ry. – Finska Kennelklubben ry (Y 02021550) Kamreerintie 8, 02770 Espoo c/o tietosuojasta vastaava Ilari Entola

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

tietosuoja@kennelliitto.fi Kamreerintie 8, 02770 Espoo

Käsiteltävät henkilötiedot

Seuraavassa on kategorioittain lueteltu Kennelliiton käsittelemiä henkilötietoja. Kaikista rekisteröidyistä ei ole kaikkia lueteltuja tietoja eikä luettelo ole tyhjentävä.

1) Kennelliiton jäsenrekisteri

• nimi- ja osoitetiedot
• puhelinnumero/t
• sähköpostiosoite
• jäsenen pyytämiä yhteystietojen estotietoja
• syntymäaika
• jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä
• jäsennumero
• jäsenmaksutietoja
• jäsentuotteiden, kuten jäsenlehden, postitustiedot
• myönnetyt pätevyyden ja luottamustehtävät
• huomionosoitukset
• tiedot koirien omistuksesta
• tietoja Kennelliiton kanssa tehtyjen sopimusten sekä Kennelliiton sääntöjen hyväksynnästä
• annettujen suostumusten tiedot (suoramarkkinointi, tietojen luovuttaminen Kennelliitolle ja kolmansille tahoille)

2) Tapahtumien ja ilmoittautumisten hallintajärjestelmät

• nimi- ja osoitetiedot
• puhelinnumero/t
• sähköpostiosoite
• syntymäaika
• mahdollinen jäsennumero
• rooli / tehtävä tapahtumassa
• taustajärjestö
• maksutietoja
• ruokailua varten erityisruokavalio ja allergiatiedot
• majoituksen järjestäjän edellyttämät tiedot
• lasten- ja nuorten tapahtumissa terveystietoja siltä osin kuin se on turvallisuuden ja kriisivalmiuden vuoksi välttämätöntä
• lasten- ja nuorten tapahtumissa huoltajan yhteystiedot
• tiedot osallistumisesta Kennelliiton tapahtumiin, kilpailuihin ja koulutuksiin
• kilpailujen tulokset
• tieto tapahtuman teknisestä tallentamisesta

3) Koirien omistajuus ─ koirarekisterit

• koiran omistajuustietoja
• omistajan nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• koiran tunnistusmerkintätieto
• koiran rekisterinumero
• koiran terveystulostietoja
• koiran testitietoja
• koiran näyttely-, koe- ja kilpailutietoja
• tietoja henkilön hallinnoimasta kennelnimestä
• koirien sukutaulutiedot
• maksutietoja

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Henkilötietoja käsittelyn tarkoituksena on hoitaa yhdistyksen jäsenasioita ja yhdistystoimintaa, tarjota palveluja ja järjestää tapahtumia.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tarjota palveluja ja järjestää tapahtumia myös eijäsenille (asiakkaat).

Jäsenasioiden hoitamiseen, jäsenten palvelemiseen ja toiminnan kehittämiseen liittyvien henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:

• jäsentiedotteet
• laskutus jäsenmaksuista
• viestintä jäseneduista ja niiden tarjoaminen
• jäsenkyselyt ja markkinointitutkimukset
• kunniamainintojen ja huomionosoitusten myöntäminen sekä niistä ilmoittaminen

Yhdistystoimintaan liittyviä henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:

• kokouskutsujen ja niihin liittyvien materiaalien toimittaminen
• kokousten järjestäminen tapahtumajärjestelmien avulla

Palvelujen tarjoamiseen liittyviä henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:

• koirat yksilöivään rekisteröintiin tarvittavat tiedot
• koirien jalostukseen, kasvatukseen, harrastus-, ja kilpailukäyttöön sekä muuhun Kennelliiton alaiseen toimintaan osallistumiseen yksilöintiä varten tarvittavat tiedot
• laskutus palveluiden ostamisesta

Tapahtumien järjestämiseen liittyviä henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:

• tapahtumien, näyttelyiden, kokeiden, kilpailujen ja koulutusten järjestämisen edellyttämät yksilöintitiedot
• näyttelyihin, kokeisiin ja kilpailuihin osallistuvien koirien ja niiden omistajien / haltijoiden ja kasvattajien nimen ja paikkakunnan julkaiseminen näihin tapahtumiin liittyvässä viestinnässä
• laskutus tapahtumaan osallistumisesta
• yhteydenpito ja viestintä
• markkinointi
• tulosten julkaiseminen
• palkintojen toimittaminen

Käsittelyn oikeusperusteet

1. Oikeutettu etu

I) Jäsen- ja asiakkuussuhteen hoitaminen ja palvelujen tuottaminen

Käsittelemme henkilötietoja jäsen- ja asiakkuussuhteen hoitamiseksi, palvelujen tuottamiseksi sekä jäsenten edunvalvonnan vuoksi. Henkilötietojen käsittely perustuu jäsen- tai asiakkuussuhteeseen (sopimus).

Kennelliiton oikeus ja velvollisuus käsitellä rekisteröityjen jäsenten henkilötietoja perustuu sekä yhdistyslakiin (mm. velvollisuus pitää jäsenluetteloa, kutsua jäsenet kokoukseen jne.) sekä oikeutettuun etuun.

Yhdistyksen jäsen tietää, että yhdistyksen tulee käsitellä hänen tietojaan yhdistyksen toiminnan yhteydessä. Jäsenien perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä Kennelliiton oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja jäsenyyden perusteella.

II) Markkinointi

Kerromme jäsenille ja asiakkaille eduista ja tarjoamme palveluita. Käsittelemme henkilötietoja markkinointitutkimuksia ja jäsenkyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme.

III) Palveluiden kehittäminen, tietoturva- ja suoja

Käsittelemme henkilötietoja palveluiden ja teknisten järjestelmiemme tietoturvan ja -suojan ylläpitämiseksi, niiden laadun parantamiseksi sekä kehittämiseksi. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme varmistaa palveluiden ja teknisten järjestelmiemme tietoturva ja -suoja sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot niiden kehittämiseen.

IV) Lainsäädännön noudattaminen

Käsittelemme henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tällaisia ovat mm. kirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämät tiedot ja viranomaispyynnöt (esim. poliisi, verottaja).

V) Käsittelyperusteiden vastustaminen

Henkilötietojen käsittelyä on oikeus vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella silloin, kun käsittely perustuu Kennelliiton oikeutettuun etuun. Siinä tapauksessa Kennelliitto joutuu arvioimaan, voiko se jatkaa henkilötietojen käsittelyä täyttääkseen yhdistyslain mukaiset velvoitteensa jäseneen nähden tai sopimusvelvoitteensa asiakkaaseen nähden ja onko käsittelyn jatkamiselle olemassa huomattavan tärkeä, perusteltu syy, joka syrjäyttää jäsenen tai asiakkaan oikeuden vastustaa käsittelyä. Oikeuksista kerrotaan tarkemmin alempana.

2. Sopimus

Kennelliitto käsittelee henkilötietoja myös sopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi. Tällaisia sopimuksia ovat esimerkiksi:

• ilmoittautumiset Kennelliiton näyttelyihin-, kokeisiin- ja kilpailuihin
• ilmoittautumiset kokouksiin, koulutuksiin ja muihin tapahtumiin
• koirien rekisteröinti
• koirien terveystutkimusten tilaaminen
• Kennelliiton tarjoaman ryhmävakuutusedun tarjoaminen/vastaanottaminen

3. Suostumus

Käsittelemme henkilötietoja myös tarkoituksiin, joihin on erillinen suostumus.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla tavalla.

Tietoja luovutetaan Kennelliiton tarkoituksen toteuttamiseksi Kennelliiton jäsenyhdistyksille. Tietoja luovutetaan erillisten, tapauskohtaisten sopimusten perusteella, yhteistyökumppaneille, jotka tarjoavat Kennelliiton jäsenyyteen tai asiakkuuteen perustuvia etuja ja palveluita, kuten vakuutusyhtiölle.

Tietoja luovutetaan, erillisen tietojen vastaanottajan kanssa tehtävän tapauskohtaisen sopimuksen perusteella, tieteelliseen tutkimukseen.

Kennelliitto voi luovuttaa jäsenten ja asiakkaiden henkilötietoja luotettaville yhteistyökumppaneille Kennelliiton toimintaan liittyviin markkinointitarkoituksiin. Lisäksi Kennelliitto voi luovuttaa markkinointiluvan antaneen jäsenen tai asiakkaan henkilötietoja kolmannelle osapuolelle Kennelliiton toimintaan liittyviin suoramarkkinoinnin tarkoituksiin.

Tietojen luovuttamisesta tehdään tapauskohtaisesti Kennelliiton ohjeistuksen mukaisesti erillinen päätös.

Kennelliitto on tehnyt erilliset tietojenkäsittelysopimukset tytäryhtiöiden Showlink Oy, Kustannus Oy Koiramme sekä Prettybit Projects Oy Kennelliiton pitämien rekistereiden sisältämien henkilötietojen käsittelystä. Vastaavia sopimuksia on tehty tapauskohtaisesti myös muiden, ulkopuolisten, toimijoiden kanssa, joilta on ostettu palveluja Kennelliiton toiminnan mahdollistamiseksi. Tällaisia palveluita ovat olleet mm. IT-palvelut, koulutuspalvelut, materiaalien painatuspalvelut.

Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle, ellei Kennelliiton hallitus näin yksittäistapauksessa erikseen päätä.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta ja lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Jäsenien henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan. Niiden jäsenten tietoja, joilla on ollut Kennelliiton myöntämä pätevyys tai luottamustehtävä, säilytetään pysyvästi Kennelliiton toimintahistorian dokumentointia varten. Entinen jäsen voi vastustaa tai pyytää rajoittamaan tällaisten tietojen käsittelyä ’’Rekisteröidyn oikeudet’’ -osiossa kuvatuista syistä ja perustein.

Lisäksi henkilötietoja säilytetään tarvittavin osin ja ajan kirjanpitolakiin ja -asetukseen sisältyvät määräysten mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi käyttää alla kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä sähköisesti osoitteeseen tietosuoja@kennelliitto.fi tai postitse.

Yksittäistä henkilötietoa koskevaa asiaa ei voi hoitaa puhelimitse. Tietosuojaselosteessa nimetty Kennelliiton yhteyshenkilö on tavoitettavissa sähköpostitse tai puhelimitse lisäohjeistuksen antamista varten.

1. Oikeus tarkastaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja ja lisäksi oikeus pyytää itsestään tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötiedot. Tämän voi tehdä kirjautumalla Kennelliiton OmaKoira -järjestelmään tai lähettämällä pyynnön postitse tai sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@kennelliitto.fi.

2. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että epätarkat tai virheelliset tiedot oikaistaan pikaisesti. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla pyyntö postitse tai sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@kennelliitto.fi. Oikaisun tai täydennyksen voi tehdä myös suoraan itse OmaKoira -järjestelmässä.

3. Oikeus tietojen poistamiseen

Jäsenellä tai asiakkaalla on oikeus saada poistettua henkilötietonsa, jos:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
• Kennelliitto on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava Kennelliittoon sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Jäsenellä tai asiakkaalla on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:

• kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• Kennelliitto käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti ja jäsen tai asiakas vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
• Kennelliitto ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta jäsen tai asiakas tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö Kennelliiton oikeutetut perusteet vastustamisen perusteet.

5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jäsenellä tai asiakkaalla on oikeus saada Kennelliitolle toimittamat henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä teknisessä muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle koira-alan toimijalle, joka toimii rekisterinpitäjänä, jos:

• käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• käsittely perustuu joko suostumukseen tai henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi jäsenen tai asiakkaan pyynnöstä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

6. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Jäsenellä ja asiakkaalla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.

Lisäksi on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.

7. Oikeus peruuttaa suostumus

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, on jäsenellä tai asiakkaalla oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.

8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jäsenellä tai asiakkaalla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu hänen tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiaan.

Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus

Henkilötietoja käsitellään ja ne säilytetään tietosuojan ja – turvan edellyttämällä tavalla, noudattaen Kennelliiton hallituksen hyväksymää tietosuoja ja -turvapolitiikkaa.

Ainoastaan niillä Kennelliiton erikseen nimeämillä henkilöillä, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja tehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy Kennelliiton henkilötietoihin.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kennelliitolla on oikeus muuttaa Tietosuojaselostetta. Ilmoitamme muutoksista verkkosivullamme https://www.kennelliitto.fi/, josta löydät myös viimeisimmän version Tietosuojaselosteesta.