Utvecklingen av tjänsten Omakoira fortsätter – reformen gav viktiga lärdomar

Den förnyade Omakoira-tjänsten togs i bruk den 10 mars som en del av Kennelklubbens stora förnyelse av datasystemet. Det visade sig snart att en del av användarna hade problem med den nya Omakoira-tjänsten och med att logga in på den.

Nu när problemen till stor del är lösta och Omakoira är tillbaka i smidig form är det dags att se på reformen som en helhet. Jukka Immonen, ordförande för Koiranet-arbetsgruppen och medlem i Finska Kennelklubbens styrelse, berättar om reformen, dess bakgrund och berättar om vad som kommer att hända till nästa.
 

En nödvändig reform

Immonen betonar att reformen av informationssystemet var nödvändig. Han är själv IT-proffs.

– Det lönade sig inte längre att skapa nya funktioner för ett system som var mer än 15 år gammalt och dess tekniska plattform. Dessutom måste man till exempel förbättra informationssäkerheten. Omakoira-funktionen är bara en liten del av det nya helhetssystemet, som krävde modernisering, säger Immonen.

Syftet med förnyelsen var att bygga upp funktionalitet på en modern teknisk plattform som stöder och utvecklar Finska Kennelklubbens nuvarande verksamhet. Ett viktigt behov var till exempel att minska den manuella pappershanteringen och postningen.

Automatiseringen ökade på många områden. Till exempel krävs det inte längre alltid manuellt arbete för att registrera hundar. Även finska championtitlar kommer inom snar framtid att sparas automatiskt. Behovet av separat fakturering minskade också, eftersom man i det nya systemet betalar för avgiftsbelagda tjänster genast i samband med att tjänsten beställs.

– Det här är bara exempel. De besparingar som redan automatiseringen medfört skulle lätt kunna beräknas i euro, säger Immonen.
 

Orsakerna till problemen har identifierats

Varför hade många problem med att ta i bruk det nya systemet? Även om antalet användare som hade problem inte var stort i förhållande till det totala antalet användare, fanns det ändå så många problem att feedbacksystemet blev överbelastat och korrigeringar fördröjdes. Problemen rapporterades flera gånger på Kennelklubbens webbplats och diskuterades på sociala medier.

Immonen säger att det fanns två tydliga grundorsaker till problemen.

– Först och främst byggde vi upp en riktigt omfattande helhet som introducerades för hela användarbasen på en gång. För det andra hade testerna inte planerats och genomförts i tillräckligt omfattande mån, säger han.

– Dessa grundorsaker har nu identifierats och erkänts. Verksamhetsmodellen kommer att förbättras i framtiden, lovar Immonen.

Problemen var särskilt uppenbara i det faktum att vissa användare inte kunde registrera sig i systemet. I andra fall visade det sig att systemet inte vid omregistrering kände igen personen som samma användare som tidigare, utan skapade en helt ny person av dem i registret. Som ett resultat, ur användarens synvinkel, verkade det som om hens medlemskap, hund och alla hens tidigare data hade försvunnit.

– Användarhandledningen hade inte beaktats tillräckligt. Vi visste inte heller hur vi skulle förbereda oss på att så många inte uppdaterade sina ändrade uppgifter i Kennelklubbens register, till exempel efter namnändring, säger Immonen.

När man loggade in i det nya systemet med stark autentisering motsvarade namnet i befolkningsdatasystemet inte längre det namn som tidigare funnits i Kennelklubbens register.

Tekniska problem förekom också på andra ställen än i Kennelklubbens system. Identifieringsgränssnittet för en stor bank fungerade inte som det skulle. Banken kunde åtgärda sina problem, men många av bankens kunder hade redan blivit frustrerade på Omakoira.

De problem som uppstod i början har nu till stor del övervunnits och köerna för problemrapporter har rensats. Utifrån de meddelanden som skickas till Omakoiras e-post korrigeras eventuella fel även i fortsättningen.
 

Mobilapplikationen förnyas senare

Finska Kennelklubbens förnyade datasystem fungerar nu som en helhet. Hittills har till exempel nästan 8 000 hundar registrerats i det nya Omakoira-systemet, över 34 000 hälsoundersökningsresultat har registrerats och cirka 13 000 betalningar har gjorts. Även prov och tävlingar för det kommande året har ansökts och beviljats i det nya systemet. 

Utvecklingen av systemet pågår fortfarande. Utvecklingsbehov och önskemål för Omakoira-tjänsten har mottagits, och Immonen lovar att en stor del av dem också kan genomföras.

Mobilapplikationen Omakoira kommer också att förnyas inom en snar framtid.

– Den nya Omakoira-mobilappen kommer att öppnas på ett sådant sätt att den gamla versionen till en början kommer att hållas öppen för att betjäna de nuvarande användarna, säger Immonen.

Så en engångskrasch är inte att förvänta sig med mobilversionen. En begränsad version av den förnyade applikationen kommer först att publiceras, och den kommer att utökas med tiden. Datumet för förnyelsen av Omakoira-mobilapplikationen meddelas senare när det blir aktuellt.