Koiraharrastusyhdistyksen luottamus- ja toimihenkilöt
Yhdistystoimintaa säätelee yhdistyslaki. Keskeiset yhdistyksen toimintaa koskevat käytänteet on kirjattu yhdistyksen rekisteröityihin sääntöihin.
Hallitus
Päätäntävaltaa yhdistyksessä käyttävät jäsenet. Päätökset tehdään yhdistyksen kokouksissa. Yhdistyksen kokouksessa valitaan yhdistykselle hallitus edustamaan yhdistystä.
Hallituksessa on oltava vähintään kolme jäsentä. Hallituksen puheenjohtajalla on oikeus kirjoittaa yhdistyksen nimi. Yhdistyksen säännöissä voi olla nimetty muitakin nimenkirjoittajia. Yhdistyksen sääntöihin on usein kirjattu hallituksen jäsenten määrä ja tarkemmat tehtävävastuut.
Yhdistyslain mukaan hallituksen tulee huolehtia yhdistyksen asioista huolellisesti lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaisesti. Yhdistyksen sääntöihin on kirjattu tarkemmin hallituksen tehtävät.
Yhdistyksen yleisimmät toimihenkilötehtävät
Hallituksen puheenjohtaja
- johtaa puhetta yhdistyksen hallituksen kokouksissa
- oikeus kirjoittaa yhdistyksen nimi
- vastuut on yleensä kirjattu tarkemmin yhdistyksen sääntöihin
Yhdistyslaki velvoittaa, että yhdistyksellä on oltava hallitus ja hallituksella puheenjohtaja. Muita toimihenkilöitä ei toiminnantarkastajaa lukuun ottamatta ole nimetty laissa.
Sihteeri
- toimii yhdistyksen sihteerinä ja laatii pöytäkirjat kokouksista
- hoitaa yhdistyksen kirjeenvaihdon
- laatii yhdistysten kokousten kokouskutsut
- huolehtii kokousten päätösten toimeenpanosta
- hoitaa yhdistyksen arkiston.
Yhdistyksen säännöistä riippuu, onko sihteeri hallituksen keskuudestaan valitsema henkilö, vai hallituksen ulkopuolinen toimihenkilö.
Taloudenhoitaja
- hoitaa yhdistyksen laskujen maksatuksen ja maksujen laskutuksen
- hoitaa kirjanpidon
- laatii ehdotuksen tilinpäätökseksi
- kerää pohjatiedot hallitukselle talousarvion laatimista varten
- raportoi hallitukselle sovitulla tavalla yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta
- hoitaa muut hallituksen määräämät yhdistyksen taloutta koskevat tehtävät.
Yhdistyksen säännöistä riippuu, onko sihteeri hallituksen keskuudestaan valitsema henkilö, vai hallituksen ulkopuolinen toimihenkilö.
Jäsenasioiden hoitaja
- hoitaa yhdistyksen jäsenasiat
- vastaa yhdistyksen jäsenrekisteristä Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
Yhdistyksen viestintävastaava
- vastaa yhdistyksen viestinnästä (verkkosivut, yhdistyksen ilme, sosiaalisen median kanavat, julkaisut)
- huolehtii siitä, että yhdistys tiedottaa päätöksistään ja tekemisistään jäsenistölle ja suurelle yleisölle.
Yhdistyksen julkaisujen vastaava toimittaja
- johtaa ja valvoo julkaisujen toimitustyötä
- päättää julkaisun sisällöstä.
Laki sananvapauden käyttämisestä joukkoviestinnässä edellyttää, että aikakausjulkaisuilla ja verkkojulkaisuilla on vastaava toimittaja. Tieto vastaavasta toimittajasta on merkittävä julkaisuun. Vastaavia toimittajia voi olla myös useita, jolloin heidän vastuunsa on selkeästi merkittävä julkaisuihin.
Toiminnantarkastaja
Yhdistyslain mukaan yhdistyksellä on oltava toiminnantarkastaja, jos yhdistyksellä ei ole tilintarkastajaa. Jos toiminnantarkastajia on vain yksi, on hänellä oltava myös varahenkilö.
Toiminnantarkastajan tehtävänä on tarkastaa yhdistyksen toimintakertomus ja antaa tarkastuksestaan kirjallinen toiminnantarkastuskertomus sille kokoukselle, joka vahvistaa yhdistyksen tilinpäätöksen.
Toimintakertomuksen on annettava riittävät ja luotettavat tiedot yhdistyksen toiminnasta:
- kirjanpidossa merkityt tulot ja menot kuuluvat yhdistykselle, ja ne on merkitty kattavasti
- tuotot, kulut, varat, omapääoma, velat ja yhdistyksen antamat vakuudet ilmenevät olennaisilta osin tilinpäätöksessä
- olennaisimmat tuotto- ja kuluerät on jaksotettu, ja kohdennettu oikein tilinpäätöksessä.
Toiminnantarkastajalla on oltava riittävä taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus yhdistyksen toimintaan nähden. Hänen on oltava riippumaton tarkastusta suorittaessaan. Toiminnantarkastajalla on salassapitovelvollisuus.
Yhdistyksellä voi olla toimikuntia ja jaostoja
Rotujärjestöillä ja rotuyhdistyksillä on jalostustoimikunta, joka vastaa rodun jalostuksen ohjaamisesta. Kennelliitto on ohjeistanut tarkemmin jalostustoimikuntien työtä.
Kennelliiton ohjeet rotujärjestöjen, rotuyhdistysten ja rotukerhojen jalostustoimikunnille
Jalostustoimikunta toimii rotuyhdistyksen puolueettomana jalostusta ohjaavana yksikkönä. Tässä dokumentissa ohjeistetaan jalostustoimikunnan kokoonpanosta ja tehtävistä.
Kennelliiton ohjeet rotujärjestöjen, rotuyhdistysten ja rotukerhojen jalostustoimikunnille – suomeksi (pdf, 139 kt)
Yhdistyksellä voi olla nimettynä myös esimerkiksi koe- ja kilpailuvastaava tai -toimikunta, näyttelytoimikunta, tehtäväkohtaisia tai alueellisia jaostoja, ja esimerkiksi pentuvälityksen vastaava.
Yhdistyksen luottamus- ja toimihenkilöiden vastuut
Yhdistyksen luottamus- ja toimihenkilöiden tehtävät kannattaa kirjata tarkkaan yhdistyksen sääntöihin, sillä niihin liittyy merkittäviä vastuita. Yhdistyslain mukaan hallituksen jäsen, yhdistyksen toimihenkilö ja toiminnantarkastaja ovat velvollisia korvaamaan omasta huolimattomasta toiminnastaan aiheutuneen vahingon yhdistykselle, samoin kuin yhdistyslakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla yhdistykselle tai muulle aiheutuneen vahingon. Taloudellisen vastuun lisäksi on tärkeää huolehtia siitä, että tietoturva toteutuu yhdistyksen toiminnassa Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
Yhdistyksen tileihin kannattaa antaa taloudenhoitajan lisäksi ainakin katseluoikeus vähintään yhdelle henkilölle, esimerkiksi hallituksen puheenjohtajalle. Yhdistyksen toimihenkilötehtävien käytännön toimenkuvat on hyvä avata kirjallisesti niin, ettei tieto ole vain yhden henkilön takana.
Ilmoita yhdistyksen maksamat korvaukset tulorekisteriin
Tulorekisteri on useiden viranomaisten ja työeläkelaitosten hyödyntämä kansallinen tietokanta, joka sisältää henkilötasolla maksetut palkat, korvaukset ja etuudet.
Yhdistyksen vastuulla on ilmoittaa esimerkiksi vapaaehtoisille maksetut korvaukset osallistumisesta talkootyöhön, kilometrikorvaukset, koko- tai osapäivärahat ja kilpailuissa annettujen tuotepalkintojen arvioitu arvo.
